关于做好2022级新生档案归档工作的通知

各学院：

学生档案是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据，也是学校确认新生入学资格的重要审查内容。

根据浙江越秀外国语学院学生档案管理的相关规定，为做好2022级本、专科（含专升本）新生档案材料的审核和归档工作，现将有关事项通知如下：

一、新生入学档案内容

新生入学档案是指学生在升入我校前的档案，包括普通本专科生的中学档案、专升本学生的中学档案和专科档案等。一般包括以下材料：

1.高考录取材料（包括“高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表及成绩表等）;

2.高中材料（高中毕业生登记表或高中学籍卡）;

3.其他材料（指党员、团员材料和奖励、处分材料）。

注意：以上材料新生报到后均由各班主任接收，并需写清每位学生收交情况（见附表）。

二、档案的整理、移交

2014年开始浙江省普通本专科新生的档案均为考生自带，专升本档案由各高职院校邮寄到我校，省外学生档案自带或邮寄根据各省情况有所不同，具体以实际情况为准。

凡取得我校正式学籍的普通本专科学生均需将档案上交，若有保留学籍、休学、退学、留级（写清以前班级名称）学生需标明。在档案整理过程中，发现“无档案”、“档案与本人不符”、“材料不全”等情况，要及时与学生取得联系，查明原因并补齐材料，同时将情况及时上报学生处。

1.新生报到后，各班主任要及时收齐学生的档案材料，查看档案是否密封完好、基本材料是否齐全，并在档案登记表中进行登记。

2.2016年开始，新生档案袋在入学时需要全部更换成我校特制的档案袋，更换工作由各新生班班主任完成。

3.各班主任需要将入学前档案材料放入浙江越秀外国语学院档案袋，并在档案袋封面相应的位置标明份数、页数。一般情况下，编号1升学档案与编号2团员材料为入学前材料，为必填项目；编号3-8为学生在我校毕业时需要放入的档案材料(无需填写）；如果学生的档案里还有其它材料就在编号9-16的位置处表明相应的名称、件数、页数。

4.档案袋上的学生姓名请用黑色水笔填写，要求字迹工整清晰，并在档案袋左上角用铅笔标明学生学号的最后两位(或三位）数字。

5.档案袋整理好之后，按照学号从小到大顺序排列，分班级将档案捆扎，并在每捆档案上附本班级学生名单（见附表，一式两份，班主任签名并加盖学工办印章）。清点无误后移交学生处杨海英老师，并办理交接登记手续。

6.请各二级学院确定一位新生档案负责老师（请于9月9日前将该老师的名单报学生处杨海英老师）。新生档案以各学院为单位统一上交到学生处。档案移交时间：11月1日—11月30日，移交地点:稽山校区学生处档案室E129,联系电话：89176016。

三、工作要求

1.各学院要高度重视，加强领导，明确责任，指定专人负责新生档案工作，组织好本学院新生档案资料的收集、保管、移交和归档。在接收学生自带档案时妥善保管，确保档案的完整与安全。

2.对于材料缺失或无档案的同学，请务必告知学生，要求学生在入学三个月内补齐，如未按期补齐的，后果由学生本人负责，并签字确认。

3.各学院要主动学习《浙江越秀外国语学院学生档案管理规章制度》，学工办加强对班主任、辅导员的培训。

4.班主任（辅导员）、学工办、学院领导有权查阅学生档案，其他人不得查阅。

附件：浙江越秀外国语学院2022级新生档案交接登记表

校学生处（党委学工部）

2022年9月4日